Sjekkliste for Kostra rapportering

Oppdatert om den siste Kostra-veilederen fra SSB

Har du lest siste versjon av KOSTRA-veilederen om regnskapsrapportering til SSB og oppdatert økonomisystemet med aktuelle endringer slik at årets rapportering skjer med de art- og funksjonskontoplan som er bestemt? Dersom dette ikke er gjort nøyaktig vil det føre til feil og mangler i resultat- og balanseregnskapet.

Det kan likevel være nødvendig å foreta kontroller som avslører om du må korrigere posteringer som er gjort i året du skal rapportere for. Nedenfor kommer noen punkter som bør sjekkes. Fra og med 2011 skal bruk av bundet driftsfond føres i direkte i investeringsregnskapet. Merk: ny art 958 og endring av tekst på art 950


Regnskapsføring av konserninterne transaksjoner

For at SSB skal kunne konsolidere regnskapene til kommunen og de ulike særbedriftene på en korrekt måte, slik at det kan publiseres ”konserntall” med tilfredsstillende kvalitet, er det avgjørende at både kommunen, foretakene, samarbeidene og de interkommunale selskapene benytter bestemte arter og funksjoner for de ”konserninterne transaksjonene” i sin rapportering.

Er internt kjøp/salg med et kommunalt foretak/IKS og overføringer mellom samme organisasjoner eliminert med følgende elimineringsarter: - Konserninternt kjøp og salg

375 Kjøp fra IKS (hvor kommunen selv er deltaker)
380 Kjøp fra (eget) kommunalt foretak
775 Salg til IKS (hvor kommunen selv er deltaker)
780 Salg til (eget) kommunalt foretak Overføringer
475 Overføring til IKS (hvor kommunen selv er deltaker)
480 Overføring til (eget) kommunalt foretak
880 Overføring fra (eget) kommunalt foretak
895 Overføring fra IKS (hvor kommunen selv er deltaker)
Merk at:
1. Bruk av konserninterne arter forutsetter at både kjøper og selger bruker de samme elimineringsartene på samme måte.
2. Interkommunale samarbeid med særregnskap skal behandles med samme konserninterne arter som kommunale foretak (KF)

Er det kontrollert at konserninterne fordringer og gjeld er ført hver for seg på ulike kontoer (fra 2012)?

- 2.14/5.14 Konserninterne kortsiktige fordringer
- 2.33/5.33 Konsernintern kortsiktig gjeld
- 2.23/5.23 Konserninterne langsiktige fordringer
- 2.47/5.47 Konsernintern langsiktig gjeld
- 2.9110/5.9110 Memoriakonto ubrukte konserninterne lånemidler

Har du sjekket at konserninterne lån, renter og avdrag er ført på egne arter (nytt fra 2012)?

- Art 501 Interne renteutgifter
- Art 511 Interne avdrag
- Art 521 Interne utlån
- Art 901 Interne renteinntekter
- Art 911 Bruk av interne lån
- Art 921 Mottatte avdrag på interne utlån

Er artene 429, 729 og funksjon 841 brukt riktig?

På funksjon 841 skal kun mvakompensasjonsinntekten knyttet til anskaffelser i investeringsregnskapet (dvs. selve kompensasjonen for merverdiavgiften) føres. Mva-kompensasjonsinntekten føres på art 729.

Mvakompensasjon for anskaffelser i driftsregnskapet (selve kompensasjonen for merverdiavgiften) skal føres på samme funksjon som anskaffelsen er ført (”tjenestefunksjon”), med inntektsføring på art 729.

Kompensasjonsberettiget merverdiavgift på anskaffelser (dvs merverdiavgiften ved kjøp av varer og tjenester) skal føres på samme funksjon som anskaffelsen (”tjenestefunksjon”) både i drifts- og investeringsregnskapet, med utgiftsføring på art 429. Dette er også likt som for tidligere år.

Det vil si at funksjon 841 ikke skal brukes i kombinasjon med art 429.

I veiledningsteksten for art 429 er det først henvist til merverdiavgift på anskaffelser som gir rett til kompensasjon (dvs utgiften). I den videre veiledningsteksten er det også informasjon om at merverdiavgift som kan kreves kompensert (kompensasjon for anskaffelser/mvakompensasjonen) samtidig skal inntektsføres på art 729 på aktuell funksjon. Den etterfølgende teksten gir veiledning om hva som er aktuell funksjon knyttet til art 729 for henholdsvis driftsregnskapet, og investeringsregnskapet.

Er alle definerte Kostrafunksjoner med i filen som sendes til SSB?

Sjekk mot rapporteringshåndboken

De Funksjonene som eventuelt ikke er med i tallfil, må ha en forklaringen!


For eksempel vil kommuner naturligvis ikke ha registreringer funksjon "373 Kino" dersom kommunen ikke har kino.
Sjekk spesielt mot nye Kostrafunksjoner som er etablert

Funksjon 173: Sjekk at du har kreditsaldo på art 090 for f173 i bevilgningsregnskapet (forutsatt at kommunen har brukt premiefond til å dekke pensjonsutgiftene). NB! Denne posteringen inngår i AGA-grunnlaget (arbeidsgiveravgift) (negativt grunnlag = penger tilbake)

Funksjone 172: Sjekk at du har debetposteringer på f172 knyttett til pensjonsutgifter


Er alle arter for lønn med i filen til SSB?

De lønnsarter som ikke er med i filen er aktivitet som ikke eksisterer i din kommune

Er det kontrollert at årsverk samsvarer med utgiftsført lønn?

Årsverkrapportering finnes på skjema for
- Skjema 1 Personell og virksomhet i den kommunale helse- og omsorgstjenesten
- Skjema 7 Personell og virksomhet i sosiale tjenester i NAV, rusmiddeltiltak, introduksjonsordning og krisesenter pr. 31.12.2015.
- Skjema 8 Personell og organisering av barneverntjenesten 2015
Kontroller om utgiftene ført på 010-099 for hver funksjon dividert på rapporterte årsverkviser er rimelig årslønnskostnad.

Sjekk logiske/ulogiske kombinasjoner

For kommunale formålsbygg finnes det flere logiske/ulogiske kombinasjoner som kan brukes for å finne mulige feil i regnskapsføringen fordi den logiske kombinasjonen knyttet til bygg har et logisk motstykke i tjenester. Se eksempler nedenunder.

For kommune:
Har du sjekket at f100, 110, 120, og 121 ikke har art 070, 075, 180 - 184, 230 eller 250? Disse artene gjelder bygg og adm.bygg skal knyttes til f130. Dette eliminerer f100 – 121,
Har du sjekket at f121 må ha art 010, 185 og kan ha art 195?

For de øvrige kommunale formålsbygg kan du gjøre tilsvarende sjekk:

- Sjekk at f201, 211 ikke har art 070, 075, 180 - 184, 230, 250.

Disse artene skal bare ha "bygg"-funksjon, feks f221 "Førskolelokaler" for barnehage.

Sjekk at f202, 215 ikke har art 070, 075, 180 - 184, 230, 250

Nevnte arter skal kun ha bygg-funksjon, dvs. f222 for skole.

- Sjekk at f253 ikke kan ha art 070, 075, 180 - 184, 230, 250. Disse artene skal bare ha bygg-funksjon, dvs. f261 "Institusjoinslokaler" for institusjon

- Har du sjekket at f265 må ha Art 630 for husleieinntekter og 195 for kommunale avgifter.

Funksjonsne kan/bør ha art 180 - 184, 190, 070, 230, 250.

Sjekk at f231, 370, 373, 375, 383, 385 ikke har art 070, 075, 180 - 184, 230, 250

Disse artene skal kun ha bygg-funksjon, dvs. f386 for kulturbygg.
-

Sjekk at f380 ikke kan ha art 070, 075, 180 - 184, 230, 250?

Nevnte arter skal kun ha bygg-funksjon, dvs. f381 for idrettsbygg/-anlegg.
-

Sjekk at f130, 221, 222, 261, 381, 386 må ha art 010, 075, 120, 180-184, 195 og kan/bør ha art 070, 230, 250?

Andre sjekkpunkter på logiske kombinasjoner:

Kontroller at f170, 171, 173/ f470, 471, 473 må ha art 090, 099?

Kontroller at f275 og 276 kan/bør ha art 010 og 089?
o Dersom du har 089 skal du også ha 010.

Kontroller at f281 må ha art 470?

Kontroller at f283 bør/kan ha art 470, 520?

Kontrollere at f223, art 170 er benyttet for skoleskyss.

Anbefalinger om interne fordelinger/internt kjøp/salg

Når f190/490 skal fordeles ved årets slutt kan dette gjøres via art 690 (K art 690 med summen av det som er utgiftsført på f190/490) eller ved å kreditere alle arter hvor f190/490 er bruktpå (nullstille) og deretter debitere (uygiftsføre) utgiftsartene med de virkelige art (lønn, materiell, tjemnestekjøop mm) og ikke art 190.

Andre anbefalinger:

-Kontroller løpende bruken av f120/420 er benyttet gjennom året?

-Kontroller løpende hvilke stillinger utgiftsføres på f120 "Administrasjon"

Hvilke løpende hvilke utgifter som f120 "Administrasjon" blir belastet med?

Kontroller om det er samsvar mellom tallrapportering og tjenesterapportering. Denne kontroller krever at økonomifunskjonen tar ansvar for å verifisere om rapporteringen er i samsvar med rapporteringen fra tjenesteområdene før datene sendes til SSB.